Dicas para organizar Evento

Dicas para organizar Casamento

Dicas para organizar Aniversário

Seja Festa, Casamento, Aniversários de 15 anos, eventos de lançamentos empresariais, todas estas comemorações requerem cuidados e planejamento antecipado para que o esperado dia seja de celebrações e não de correrias ou constrangimentos por algo que não saiu de acordo, ou ainda pior , que não funcionou.

São centenas de dicas para organizar Evento, separei algumas aqui que me ajudam muito e compartilho com vocês.

Amor . Com amor, o objetivo de celebrar, marcar um acontecimento , com certeza sera atingido e o planejamento e execução deste sera prazeroso. Se você não tem o perfil para estar a frente desta elaboração ou não gosta de organizar o evento, sugiro que delegue a alguém, que peça ajuda a quem curte faze-lo,  ou contrate um profissional da área.

Harmonia . Aqui vale a dica o menos é mais. Exageros não são elegantes e trazem disperdi cio e gastos desnecessários. Muitos itens a administrar podem fazer com que a celebração caia no mal gosto . Escolha um Tema, uma conceituação, um padrão da paletas de cores. Assim vc não se perde e usara elementos que combinam entre si. Ex: não misture flores tropicais, com louças chinesas e tapetes persas. Com tantas ideias no mercado de eventos e na internet tendemos a perder o foco e mudar muito de ideias . Por isso a necessidade de definir bem os objetivos e estilo do evento.

Fases . Todo Evento tem ações em 3 fases. Antes do evento, Durante o evento , Pós do evento. O que varia será o numero de ações escolhidas conforme o objetivo e tamanho do evento. Em cada uma destas fases podemos ter as seguintes atividades :

  • Antes do Evento : Planejamento, organização, contratações , lconvidados , vídeos, book, comunicado “Save the date”, convites , clinica estética, dentista, hotel, viagem , joia (anel da debutante, alianças etc) .
  • Durante : checar montagem, ações, acessórios , surpresas e realizações
  • Pós : agradecimentos, troca de presentes, foto, filmagem , prestação de contas.

Detalhes . Foco nos detalhes. Os detalhes muitas vezes são esquecidos por preocupações e planejamentos apenas dos itens mais vultuosos. Para o sucesso do evento, os detalhes (lista na portaria, Kit primeiros socorros , guarda chuvas , material de limpeza , lista de sugestão de musicas , reserva de mesa etc ) são tão importantes quanto itens mais relevantes como bufet, local e decor.

Check List . Fazer um check list de tudo que imagina que poderá ter no evento. Colocar em planilha com preços e assim poderá definir os itens que realmente irão e planejar tudo. Este também irá funcionar como um guia onde estarão todas as informações do evento. No dia do Evento, este também sera o roteiro para checagem de tudo que foi planejado. Este check list traz todos os itens do evento  , com preços , fornecedores, observações, forma de pagamento , status da contratação e andamento do pagamento.  Segue abaixo, no final da postagem  uma sugestão cabeçalho de check list e uma lista de itens usados em diversos tipos de eventos para que você escolha os que desejar e monte o seu próprio check list com os itens direcionados ao seu evento.

Fornecedores . Escolha profissionais qualificados, com experiência. Procure em guias da região, mostras , feiras de eventos , aplicativos , peça referencias para cada um e faça reuniões com eles. Consulte mais de um do mesmo segmento e depois escolha. Solicite a estes também indicações de outros fornecedores e empresas necessários aos outros itens que farão parte da festa , assim você terá profissionais que trabalham juntos se ajudando , para não cair em confusões ou boicotes de um profissional ao outro no dia do evento.

O Homenageado do dia . Aniversariante, família, noiva não devem ser sobrecarregados de funções da organização no dia do evento nem antes deste para que possam se dedicar totalmente a receber os convidados e desfrutar do evento , caso contrario, estes se estressarão e não farão nenhuma das funções de acordo. Isto será decepcionante e a sobrecarga será visivelmente percebido pelos convidados. Caso não tenha assessoria contratada, pense na possibilidade de contratar promotor ou assessor pelo menos para o dia do evento, ou deixe algum encarregado das funções . Caso o (os/a)  homenageado deseje mudar seu visual, ou fazer algum tratamento estético, dentário para o dia, deve agendar meses antes para não ficar sobrecarregado de funções na véspera do evento e também alguns tratamentos estéticos (peeling, colágeno) precisa ser feito meses antes para agir e restaurar a face até o dia do evento.

 

 

 

 

 

 

Cabelereiro . Negocie pacotes do dia. Os salões tem varias opções que incluem unha, depilação , cabelo e maquiagem para o homenageado e até para família e madrinhas.  Muitos trazem ainda, lanche, frisante , massagem, banheira , spa, sais e camarim para se trocar. Negocie também se o fotografo e a filmagem podem registrar a preparação como um making off . Tudo para que o homenageado saia pronto do salão de beleza para a festa no melhor astral.

Doces . Peça ou compre uma caixa de degustação de doces. Escolha diferentes ingredientes e cores, para ter diversidade de opções e sabores. Não esqueça do brigadeiro que é o mais bem aceito . Compre lindas forminhas para decora-los . Faça uma mesa só para os doces, lembrar de encomendar a decoração para esta mesa que poderá estar num ambiente somente para ela. Use ou Alugue peças bonitas para colocar os doces como Prata, louça, vidro, cristal, espelhos. Normalmente a conta para definição de quantidades de doces são de 8 para cada convidado. Eu costumo usar menos, uso calculo de 5 doces para cada convidado porque geralmente a festa traz o bolo e a sobremesa do buffet.

Lista de música . Normalmente os anfitriões não se preocupam com isso, apenas falam o perfil dos convidados para o Dj ou a banda. Prefiro ser bem especifica e dar uma lista de musicas , assim não corre-se o risco de falha de comunicação ou interpretações diferentes. Faça esta lista, ela sera de orientação e o Dj ou Banda selecionara algumas musicas, colocara outras do mesmo estilo e criará a sequencia certa. Musica é o que coroa o Evento e segura os convidados, anima a festa . Complemento fundamental. Claro que estilo musical é uma coisa que varia muito de pessoa para pessoa, não conseguiremos agradar 100% a todos . Em Festa de 15 anos, é difícil entrar em acordo de musicas que agradem os adultos e os adolescentes, neste caso sugiro que as escolha agradar os adolescentes que são a maioria o foco da festa .

Local . Hoje desde  buffet, clubes, boates, restaurantes, salões de festa a fazendas, chácaras, diversos locais são usados e adaptados para evento. Escolhas locais de fácil entendimento de localização . Coloque mapa se necessário. Procure locais que já tenham bastante infra estrutura para eventos. Assim, terá economia de contratação de alguns serviços que já terão seus custos otimizados e embutidos na locação. Muito locais já tem Buffet, moveis para decoração e ambientação, pista de dança com equipamentos de luz e som, telões, ecad, seguranças , estacionamento. Este item estacionamento é fundamental, pois minimiza preocupações dos convidados de deixar o carro sem segurança e faz estes se deslocarem pouco do local estacionado evitando surpresas de roubos . Lembre também que no dia do evento poderá estar chovendo. Se o local escolhido for muito grande para seu evento, isole parte deste com alguma divisória como cortinas e concentre o evento. Assim ficara mais aconchegante.

Crianças . Caso seu evento tenha bastante criança e seja um evento voltado para adolescentes ou adultos é importante pensar nestas e ter estrutura para elas como um canto com recreador, cadeirinha de papinha, trocador , talvez berço ou moisés e alimentos que elas gostem. Observar durante o evento se estas precisam tomar mamadeira e para isto que sejam aquecidas por alguém do buffet. Estas medidas fazem com que os pais fiquem mais tempo no evento e que se sintam muito bem vindo. Sem contar que evita possíveis acidentes infantis durante o evento.

Tendências . Quer inovar? São inúmeras as possibilidades,sito aqui algumas que tenho visto com frequência e trazem um especial charme ao evento.

  • Aromoterapia, faça uso de aromatizantes de ambientes com uma essência bem escolhida que sera lembrada por muitos após o evento como uma marca. Use Borrifadores e Frascos de Aromas com varetas de madeira. Existes também os Richos e alguns deles são elétricos de colocar na tomada.

veja mais em :https://sharmilacosta.com.br/diy-e-dicas-de-aromoterapia-para-ambientes/

  • Site , muito em moda um site do evento com informações que são úteis e nao foram colocadas no convite além de dicas para os convidados de onde se arrumar , hospedar, como chegar ao evento, lista de presentes, presentes virtuais, fotos , confirmação de presença e muito mais.
  • Cabine digital, todos adoram , são fotos tiradas na hora e impressa de imediato e entregue aos convidados fotografados. Bela Lembrança.
  • Carrinhos de doce , elemento surpresa durante a festa distribuindo degustação de brigadeiro . Tem também de guloseimas, churros e outros.
  • Coreografar dança ,Muitas escolas de dança prestam este serviço onde os noivos ou a aniversariante surpreende com uma bela apresentação. As vezes a surpresa se extende aos padrinhos que participam da coreografia. Se quer arrasar ainda mais, contrate um bailarino para ser o par da dança do homenageado.
  • Muito esperada com curiosidade e interesse tem sido a Entrada, chegada na festa da aniversariante ou dos noivos com criativas entradas triunfais. Aqui vale desde chegar de moto a entrar cantando, patinando, dançando, surgir de forma inusitada etc. Muito chick é desenvolver um Brasão da Festa com a (as) iniciais dos homenageados e usar este no convite e em outras peças personalizadas como guardanapos, copos, Led na pista de dança, Adesivo de pista de dança, almofadas dentre outros.
  • Passarela espelhada. Um luxo, usada muito na Igreja substituindo o tapete da Noiva. Fica Linda, Não quebra. Otima para usar ao Ar Livre sobre grama nivelando o corredor de entrada. Pode ser também usada na pista de dança e na decoração como por exemplos em baixo da mesa de doces.

Exemplo de cabeçalho para o Check List:

Item Obs Fornecedor Responsável Fone/email Status Valor unit Valor total PG

Itens diversos a escolher para o check List:

  • DATA
  • Local
  • Promoter / assessoria
  • Seguranças
  • Estacionamento
  • Buffet
  • Mesa de doces
  • Cascata chocolate
  • Bolo Fantasia
  • Bolo
  • Boneco para bolo
  • Barman
  • Pulseira bebida alcoólica
  • Decoração (flores, plantas, velas, toalha mesa, supla, moveis, almofadas, tapetes)
  • Iluminação  cênica
  • Banners
  • Adesivo pista dança
  • Passarela espelhada
  • Tapete vermelho
  • Forração do local
  • Pista de dança
  • Aromoterapia
  • Telão
  • Aluguel de carros
  • Grinaldas ou coroas ou acessórios
  • Estilista/ vestido / looks
  • Sapatos customizados
  • Chinelinho customizados para homenageado
  • Vestido Madrinhas
  • Cabelereiro / Maquiagem Lu
  • Produção no dia com Madrinhas
  • Porta aliança
  • Presente padrinhos
  • Brasão
  • Convites
  • Menu
  • Lista  de convidados
  • Lista Madrinhas e padrinhos
  • Foto / Filmagem
  • Vídeo Madrinhas Pre Evento
  • Book Pre Evento
  • Vídeo Surpresa
  • Coral
  • Banda
  • DJ
  • Show
  • Lista de musica
  • Site
  • Cabine Digital
  • Cerimonial
  • Ensaio Valsa
  • Kit de Banheiro
  • Maquiadora para banheiros
  • Entrega de convites
  • ADEREÇOS de festa
  • Bastão led
  • PAPEL TOALHA E GUARDANAPO personalizados
  • Porta guardanapos
  • Artificial fogos
  • Adesivos personalizados copos personalizados
  • Surpresa entrada
  • Lembrancinhas
  • Chinelinhos convidados
  • Hotel
  • Noite de nupcias
  • Cartão de agradecimento pós evento
  • Viagem
  • Clinica estética
  • Alianças ou joia 15 anos

Estas são alguma dicas de organizar seu evento, dentre tantas. Desejo que estas te ajudem e que seu evento seja Inesquecível e cheio de Amor.

Com carinho 

Sharmila 

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